PDF/A란 무엇인가｜일반 PDF와 차이·장기 보관·변환 방법·주의사항

PDF/A란 무엇인가｜일반 PDF와 차이·장기 보관·변환 방법·주의사항

PDF 파일을 저장하거나 제출할 때 PDF/A 형식으로 변환하라는 안내를 받은 적이 있으신가요?

일반 PDF와 PDF/A는 모두 확장자가 .pdf이기 때문에 겉으로 보기에는 차이가 없어 보입니다. 그러나 두 형식은 사용 목적과 내부 구성에 차이가 있습니다.

일반 PDF가 문서를 공유하고 열람하는 데 폭넓게 사용되는 형식이라면, PDF/A는 전자문서를 장기간 보존하고 나중에도 일관되게 표시할 수 있도록 설계된 표준 형식입니다.

이번 글에서는 PDF/A의 의미부터 일반 PDF와의 차이, PDF/A-1·2·3·4의 특징, 실제 변환 방법, 변환 후 검증 및 주의사항까지 알아보겠습니다.

핵심 요약

• PDF/A는 전자문서 장기 보존을 위한 ISO 19005 국제표준입니다.
• 일반 PDF와 달리 글꼴, 색상 정보, 암호화 등에서 보존을 위한 제약이 적용됩니다.
• PDF/A-1·2·3·4는 지원하는 PDF 기능과 첨부파일 조건 등이 다릅니다.
• Windows용 Microsoft Word에서는 PDF 저장 옵션으로 PDF/A를 만들 수 있습니다.
• 변환 후에는 화면 확인뿐 아니라 PDF/A 표준 적합성 검사도 필요할 수 있습니다.
• PDF/A는 개인정보 삭제, 문서 진위 인증, 백업을 대신하는 기술이 아닙니다.

1. PDF/A란 무엇인가?

PDF/A는 Portable Document Format for Archiving의 약자로, 전자문서를 장기간 보존하기 위한 PDF 형식입니다.

국제표준 ISO 19005에 따라 정의되며, 문서를 만든 프로그램이나 컴퓨터 환경이 달라지더라도 문서의 시각적 표현을 가능한 한 일관되게 재현할 수 있도록 설계되었습니다.

예를 들어 특정 글꼴이 설치된 컴퓨터에서 작성한 일반 PDF는 글꼴 처리 방식에 따라 다른 환경에서 표시가 달라질 가능성이 있습니다.

PDF/A는 이런 문제를 줄이기 위해 글꼴 포함 등 일정한 기술적 요건을 요구합니다.

PDF/A가 필요한 이유

일반적인 문서 공유에서는 파일을 지금 정상적으로 열 수 있는지가 중요합니다. 그러나 계약서, 연구자료, 행정기록, 장기 보관 문서에서는 수년 또는 수십 년 뒤에도 문서를 확인할 수 있어야 합니다.

PDF/A는 이러한 장기 보존 목적에 맞춰 만들어진 형식입니다.

다만 PDF/A 형식이라고 해서 파일이 영구적으로 안전하게 보관되는 것은 아닙니다. 저장장치 관리, 백업, 파일 무결성 확인 등은 별도로 필요합니다.

2. 일반 PDF와 PDF/A의 차이

PDF/A는 PDF와 완전히 다른 파일 형식이 아닙니다. 일반 PDF의 기능 중 장기 보존에 적합한 기능을 사용하도록 제한한 표준화된 PDF입니다.

비교 항목	일반 PDF	PDF/A
주요 목적	문서 공유·열람·배포	장기 보존·기록 관리
국제표준	ISO 32000 계열	ISO 19005 계열
글꼴 처리	미포함 글꼴이 존재할 수 있음	보존에 필요한 글꼴 포함 요구
암호화	암호 보호 가능	표준 적합 파일에서 암호화 금지
동적 기능	일부 대화형 기능 지원	보존에 부적합한 동적 기능 제한
첨부파일	다양한 첨부 가능	PDF/A 버전별 허용 범위 다름
확장자	.pdf	.pdf

중요한 점은 PDF/A도 확장자가 .pdf라는 사실입니다.

따라서 파일 이름만 보고 PDF/A 여부를 판단할 수는 없습니다.

또한 PDF/A가 일반 PDF보다 무조건 화질이 좋거나 용량이 작은 것은 아닙니다. 글꼴과 색상 정보 포함, 변환 과정 등에 따라 파일 크기가 증가할 수도 있습니다.

3. PDF/A-1·2·3·4는 무엇이 다를까요?

PDF/A는 하나의 고정된 규격이 아니라 여러 세대로 발전한 표준입니다.

각 버전은 기반 PDF 기술과 허용하는 기능에 차이가 있습니다.

구분	표준	주요 특징
PDF/A-1	ISO 19005-1:2005	PDF 1.4 기반, 투명도 등 일부 기능 제한
PDF/A-2	ISO 19005-2:2011	PDF 1.7 기반, 투명도·레이어 등 지원 확대
PDF/A-3	ISO 19005-3:2012	PDF/A-2 기반, 다양한 형식의 파일 첨부 허용
PDF/A-4	ISO 19005-4:2020	PDF 2.0 기반의 장기 보존 표준

PDF/A-1: 초기 장기 보존 표준

PDF/A-1은 2005년에 제정된 첫 번째 PDF/A 표준입니다.

문서의 시각적 재현에 필요한 기본 조건을 정의하며, 투명도와 같은 일부 기능을 허용하지 않습니다.

기관에서 PDF/A-1b 제출을 요구하는 경우에는 해당 적합성 수준에 맞춰 변환해야 합니다.

PDF/A-2: 다양한 PDF 기능 지원

PDF/A-2는 PDF 1.7 기술을 기반으로 하며, PDF/A-1에서 제한되었던 일부 기능을 지원합니다.

대표적으로 투명도와 레이어 등의 기능을 활용할 수 있습니다.

복잡한 그래픽을 포함하는 문서라면 PDF/A-1보다 적합할 수 있습니다.

PDF/A-3: 원본 파일 등을 함께 첨부할 수 있는 형식

PDF/A-3는 PDF 문서 내부에 다양한 형식의 파일을 첨부할 수 있다는 특징이 있습니다.

예를 들어 PDF 문서와 함께 XML 등의 원본 데이터를 보관하는 업무에 활용할 수 있습니다.

다만 첨부파일이 PDF/A 문서에 포함되어 있다는 사실만으로 그 첨부파일 자체의 장기 보존 적합성까지 보장되는 것은 아닙니다.

PDF/A-4: PDF 2.0 기반 표준

PDF/A-4는 PDF 2.0을 기반으로 정의된 표준입니다.

보다 최신 PDF 기술을 반영하며, 공학 분야의 3D 모델 등 특정 용도를 위한 확장 적합성 수준도 포함합니다.

하지만 PDF/A-4가 최신 표준이라고 해서 모든 제출 기관이 PDF/A-4를 허용하는 것은 아닙니다.

실제 제출에서는 최신 버전보다 제출처가 지정한 PDF/A 버전과 적합성 수준을 따르는 것이 우선입니다.

4. PDF/A-1a·1b·2u 같은 표시는 무엇인가요?

PDF/A 파일 이름이나 검사 결과에서 PDF/A-1b, PDF/A-2u처럼 숫자 뒤에 영문자가 붙는 경우가 있습니다.

이 문자는 해당 표준에서 요구하는 적합성 수준을 나타냅니다.

• b: 문서의 시각적 표현을 안정적으로 재현하기 위한 기본 수준입니다.
• u: 텍스트의 유니코드 매핑 요건을 추가로 다루는 수준으로, PDF/A-2와 PDF/A-3에서 사용됩니다.
• a: 문서 구조와 접근성 관련 요건을 포함하는 수준입니다.

단, 모든 PDF/A 버전에 a·b·u가 동일하게 적용되는 것은 아닙니다. PDF/A-4는 이전 버전과 적합성 체계가 다릅니다.

또한 PDF/A의 접근성 관련 요건을 충족했다고 해서 모든 사용자에게 완벽한 접근성이 보장되는 것은 아닙니다.

5. PDF/A는 어떤 문서에 적합할까요?

PDF/A는 단순한 일회성 파일 공유보다는 오랫동안 보존할 필요가 있는 문서에 적합합니다.

• 장기간 보관해야 하는 계약서와 업무 기록
• 기관에서 보존 형식을 지정한 행정문서
• 연구 보고서와 학술자료
• 기업의 기록 관리 대상 문서
• 장기 보존 목적의 스캔 문서

그러나 모든 계약서나 공공기관 제출 문서가 반드시 PDF/A여야 하는 것은 아닙니다.

제출 기관과 시스템에 따라 일반 PDF를 요구하거나 특정 PDF/A 버전만 허용할 수 있습니다.

따라서 제출 전에 안내문에서 요구하는 파일 형식을 확인하는 것이 중요합니다.

6. Microsoft Word에서 PDF/A로 저장하는 방법

Windows용 Microsoft Word 데스크톱 앱에서는 PDF 저장 옵션을 통해 PDF/A 형식으로 출력할 수 있습니다.

다음은 해당 옵션이 제공되는 Word 환경을 기준으로 한 방법입니다.

Word에서 PDF/A 만들기

1. PDF/A로 저장할 Word 문서를 엽니다.
2. 상단의 파일 메뉴를 선택합니다.
3. 다른 이름으로 저장 또는 복사본 저장을 선택합니다.
4. 파일 형식에서 PDF (*.pdf)를 선택합니다.
5. 추가 옵션 또는 옵션을 엽니다.
6. ISO 19005-1 준수(PDF/A) 항목을 선택합니다.
7. 확인을 누르고 PDF 파일로 저장합니다.
8. 저장된 파일을 열어 글꼴과 표, 이미지가 정상적으로 표시되는지 확인합니다.

Word의 PDF/A 저장 기능은 사용 중인 Office 버전과 운영체제에 따라 메뉴 구성이나 지원 여부가 다를 수 있습니다.

또한 이 옵션은 ISO 19005-1 관련 출력 기능이므로, PDF/A-2·3·4를 요구하는 제출처에는 별도의 적합한 변환 도구가 필요할 수 있습니다.

7. 기존 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법

이미 만들어진 일반 PDF도 PDF/A로 변환할 수 있습니다.

다만 변환 방법은 사용하는 프로그램과 요구되는 PDF/A 버전에 따라 다릅니다.

Adobe Acrobat Pro에서 변환하기

PDF/A 변환 기능을 지원하는 Adobe Acrobat Pro에서는 PDF 표준 관련 저장 또는 Preflight(인쇄물 제작 점검) 기능을 사용할 수 있습니다.

1. Adobe Acrobat Pro에서 변환할 PDF를 엽니다.
2. 사용 중인 버전의 PDF 표준 또는 인쇄물 제작 관련 도구를 엽니다.
3. PDF/A 변환 또는 적합성 검사 기능을 찾습니다.
4. 요구되는 PDF/A 버전과 적합성 수준을 선택합니다.
5. 변환 결과와 오류 메시지를 확인합니다.
6. 원본을 보존하고 새로운 파일 이름으로 저장합니다.
7. 저장한 파일을 다시 열어 표준 적합성과 화면 표시를 확인합니다.

Acrobat의 메뉴 이름과 제공 기능은 제품 버전 및 구독 유형에 따라 달라질 수 있습니다.

특히 Acrobat Reader와 Acrobat Pro는 지원 기능이 다르므로 무료 Reader에서도 같은 변환 기능을 사용할 수 있다고 가정해서는 안 됩니다.

무료 도구를 사용하는 방법

PDF/A 생성 기능을 제공하는 문서 편집 프로그램이나 변환 도구를 사용할 수도 있습니다.

그러나 프로그램이 PDF/A로 저장하는 기능을 제공하는지와 특정 PDF/A 버전에 실제로 적합한 파일을 만드는지는 별도로 확인해야 합니다.

온라인 변환 서비스를 사용하는 경우에는 문서가 외부 서버로 전송될 수 있으므로 개인정보나 업무상 기밀이 포함된 파일은 신중하게 처리해야 합니다.

8. PDF/A 변환 후 표준 적합성 확인하기

PDF/A로 저장한 파일이 정상적으로 열린다고 해서 반드시 PDF/A 표준에 적합하다고 단정할 수는 없습니다.

파일 내부에 PDF/A 관련 정보가 표시되어 있더라도 실제 기술적 요건을 충족하는지 검사할 필요가 있습니다.

PDF/A 검사 방법

1. PDF/A 검증 기능이 있는 프로그램을 준비합니다.
2. 검사할 PDF 파일을 엽니다.
3. 해당 PDF/A 버전과 적합성 수준을 지정하거나 자동 인식 기능을 사용합니다.
4. 검사를 실행합니다.
5. 적합 여부와 오류 항목을 확인합니다.
6. 오류가 발견되면 원본 문서나 변환 설정을 수정하고 다시 검사합니다.

대표적인 검증 도구로는 veraPDF가 있습니다.

veraPDF는 PDF/A 표준 적합성 검사를 위한 도구이며, 단순히 문서가 열리는지 확인하는 것보다 구체적인 표준 위반 항목을 파악하는 데 도움이 됩니다.

단, 표준 적합성 검사 결과가 통과되더라도 문서 내용의 정확성이나 법적 효력까지 검증되는 것은 아닙니다.

9. PDF/A 변환 시 주의해야 할 사항

① 암호로 보호된 PDF는 그대로 변환하기 어려울 수 있습니다

PDF/A는 파일 암호화를 허용하지 않습니다.

따라서 암호화된 PDF를 PDF/A로 변환하려면 적절한 권한을 가지고 보호 설정을 해제하거나 별도의 변환 절차를 진행해야 할 수 있습니다.

기밀 문서라면 PDF/A 변환 후에도 저장 위치의 접근 권한과 보안 정책을 별도로 관리해야 합니다.

② 글꼴이 정상적으로 포함되는지 확인해야 합니다

PDF/A에서는 문서를 안정적으로 표시하기 위해 필요한 글꼴 포함 요건을 충족해야 합니다.

일부 특수 글꼴은 포함 제한이나 변환 오류가 발생할 수 있습니다.

변환 후에는 한글, 영문, 특수문자와 표의 글자가 정상적으로 표시되는지 확인하세요.

③ 투명도와 그래픽 표현이 달라질 수 있습니다

PDF/A-1은 투명도를 지원하지 않으므로, 투명 효과가 포함된 문서는 변환 과정에서 시각적 변화가 발생할 수 있습니다.

복잡한 디자인 문서는 요구 조건이 허용한다면 PDF/A-2 이상의 형식을 검토할 수 있습니다.

④ 첨부파일은 버전에 따라 처리 방식이 다릅니다

PDF/A-3는 다양한 형식의 첨부파일을 허용하지만, PDF/A-1이나 PDF/A-2는 첨부파일과 관련된 제약이 더 엄격합니다.

첨부파일이 포함된 PDF를 변환할 때는 원본 첨부파일이 유지되는지 반드시 확인해야 합니다.

⑤ PDF/A가 개인정보를 자동으로 삭제하지는 않습니다

PDF/A 변환은 장기 보존에 적합한 문서 형식을 만드는 작업이지, 개인정보를 제거하는 작업이 아닙니다.

문서 본문에 이름, 연락처, 주민등록번호 등의 정보가 포함되어 있다면 변환 후에도 그대로 남아 있을 수 있습니다.

문서 속성이나 메타데이터에 포함된 개인정보 역시 별도로 확인해야 합니다.

⑥ PDF/A 변환이 전자서명을 보장하지는 않습니다

PDF/A와 전자서명은 서로 다른 개념입니다.

PDF/A 표준에서 디지털 서명을 다룰 수 있지만, 기존 서명된 PDF를 변환하면서 문서 내용이나 구조가 변경되면 서명의 유효성에 영향을 줄 수 있습니다.

전자서명이 포함된 문서는 임의로 다시 저장하거나 변환하기 전에 제출처의 요구사항과 서명 검증 조건을 확인하세요.

10. PDF/A를 장기 보관할 때 함께 해야 할 관리

PDF/A는 장기 보존에 적합한 파일 형식이지만, 파일을 안전하게 보관하는 작업 전체를 대신하지는 않습니다.

장기 보관을 위해서는 다음 사항을 함께 관리하는 것이 좋습니다.

• 서로 다른 저장 위치에 백업본을 보관합니다.
• 중요한 파일은 정기적으로 열어 정상 상태를 확인합니다.
• 필요한 경우 파일 해시값 등으로 무결성을 점검합니다.
• 문서 작성일, 보존 기간, 관리 담당자 등의 기록을 관리합니다.
• 저장장치 노후화와 시스템 변경에 대비해 보관 환경을 점검합니다.

PDF/A는 문서 형식의 장기 재현 가능성을 높이기 위한 표준이며, 실제 데이터 보존에는 별도의 관리 체계가 필요합니다.

11. 자주 묻는 질문

Q1. PDF/A와 일반 PDF는 확장자가 다른가요?

아닙니다. 둘 다 일반적으로 .pdf 확장자를 사용합니다. PDF/A 여부는 파일 내부 정보와 표준 적합성 검사를 통해 확인해야 합니다.

Q2. PDF/A로 저장하면 파일 크기가 줄어드나요?

반드시 그렇지는 않습니다. 글꼴과 색상 프로파일 등의 정보를 포함해야 하므로 오히려 용량이 증가할 수 있습니다. 파일 크기는 원본 구성과 변환 방식에 따라 달라집니다.

Q3. PDF/A 파일도 수정할 수 있나요?

PDF/A가 모든 편집을 기술적으로 차단하는 것은 아닙니다. 다만 수정 후에는 PDF/A 표준 적합성이 유지되는지 다시 확인해야 합니다.

Q4. PDF/A 파일에 암호를 설정할 수 있나요?

PDF/A 표준에 적합한 파일은 암호화를 사용할 수 없습니다. 접근 제한이 필요하다면 파일 자체의 암호화 대신 별도의 저장소 권한 관리 등 보안 방법을 검토해야 합니다.

Q5. PDF/A-4가 가장 최신이므로 항상 선택해야 하나요?

그렇지 않습니다. 제출처에서 PDF/A-1b 또는 PDF/A-2b 등 특정 형식을 요구한다면 해당 규격을 따라야 합니다. 최신 버전이 모든 환경에서 가장 적합한 것은 아닙니다.

Q6. 스캔한 PDF도 PDF/A로 변환할 수 있나요?

네. 스캔 이미지로 구성된 PDF도 적절한 변환 도구를 통해 PDF/A로 만들 수 있습니다. 다만 PDF/A 변환 자체가 OCR을 수행하거나 이미지 속 글자를 검색 가능한 텍스트로 바꾸는 것은 아닙니다.

Q7. PDF/A 검증을 통과하면 문서의 법적 효력이 보장되나요?

아닙니다. PDF/A 검증은 파일 형식의 기술적 적합성을 확인하는 절차입니다. 문서의 진위, 내용의 정확성, 법적 효력은 별개의 문제입니다.

12. 마무리

PDF/A는 일반 PDF와 달리 전자문서를 장기간 보존하고 안정적으로 재현하기 위해 만들어진 국제표준 형식입니다.

문서 공유가 목적이라면 일반 PDF로 충분한 경우가 많지만, 장기 보존이나 특정 기관 제출이 목적이라면 PDF/A가 필요할 수 있습니다.

변환할 때는 PDF/A-1·2·3·4 중 어떤 규격이 필요한지 먼저 확인하고, 변환 후에는 글꼴과 이미지 표시 상태 및 표준 적합성까지 점검하는 것이 좋습니다.

PDF/A는 파일을 오래 보존하기 위한 기술적 기반이며, 백업·보안·개인정보 관리까지 자동으로 해결해 주는 형식은 아니라는 점을 기억하세요.

13. 공식 참고자료

이 글은 PDF Association의 ISO 19005 표준 설명과 Microsoft 공식 지원 문서를 참고하여 작성했습니다. 프로그램 버전과 제출 기관의 규정에 따라 지원되는 PDF/A 형식이 다를 수 있습니다.

• PDF Association｜ISO 19005 및 PDF/A-1·2·3·4 표준 설명
• PDF Association｜PDF 관련 국제표준 목록
• Microsoft 공식 지원｜Office에서 PDF 저장 및 PDF/A 옵션 사용
• veraPDF｜PDF/A 표준 적합성 검증 도구